In Italia la fatturazione elettronica è obbligatoria per la quasi totalità dei soggetti IVA, ma ci sono ancora ambiti in cui il PDF resta protagonista: clienti esteri, anteprime, proforma. Vediamo come Kyrivo gestisce entrambi senza compromessi.
Quando serve il PDF
- Clienti esteri (UE e extra-UE): preferiscono il PDF universale al formato XML italiano.
- Proforma: documento non fiscale che precede la fattura definitiva.
- Offerte e ricevute: non sono fatture, ma devono “sembrare professionali”.
Quando serve l’elettronica
- Tutte le fatture B2B e B2C italiane (con poche eccezioni)
- Pubblica Amministrazione (formato FatturaPA)
Come Kyrivo gestisce entrambi
Kyrivo nasce PDF-first: ogni fattura è un PDF brandizzato per company. Il PDF funge da:
- Fattura definitiva per il cliente estero
- Proforma per quello italiano
Quando devi emettere la versione elettronica, Kyrivo offre un plugin opzionale che genera l’XML in formato FatturaPA e lo trasmette al tuo provider SDI (ad esempio Aruba, Fatture in Cloud, etc.). Questo design separato ha tre vantaggi:
- Costo modulare: paghi il plugin solo se ti serve
- Provider-agnostic: mantieni il tuo software di fatturazione preferito
- Zero vendor lock-in: se cambi provider SDI, cambi solo il plugin
Best practice operative
- Numerazione unica per anno fiscale (es. 2026/0001)
- Backup mensile dei PDF su storage esterno
- Conservazione sostitutiva: necessaria per legge, gestita dal tuo provider SDI o da servizio dedicato
Take-away: PDF ed elettronica non sono alternative ma compagni di viaggio. Kyrivo gestisce entrambi senza moltiplicare i sistemi.